Na skróty
Wielu początkujących przedsiębiorców poszukuje informacji jak otworzyć konto firmowe lub jak je zmienić na nowe. Otwarcie konta firmowego jest kluczowym etapem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Dla wielu przedsiębiorców stanowi ono podstawę skutecznego zarządzania finansami firmy oraz rozliczeń podatkowych. W niniejszym artykule omówimy, jak otworzyć konto firmowe krok po kroku, zwracając szczególną uwagę na różnice między formami prawnymi i praktyczne aspekty związane z zakładaniem konta firmowego. Przygotuj się do tego procesu, aby zminimalizować stres i uprościć sobie to zadanie oszczędzając czas.
Wybierz bank i rodzaj konta firmowego
Pierwszym krokiem jest wybór banku, w którym chcesz otworzyć konto firmowe. To ważna decyzja, która wpłynie na dostępność usług, opłaty oraz ogólną wygodę korzystania z konta. Przed wyborem banku warto porównać oferty różnych instytucji finansowych pod kątem:
- Opłat za prowadzenie konta,
- Dostępu do bankowości internetowej i mobilnej,
- Dostępności kantorów walutowych (jeśli prowadzisz międzynarodową działalność),
- Opłat za przelewy i inne operacje,
- Oferty kart firmowych.
Aby porównanie stało się prostsze, sprawdź nasz ranking kont firmowych. Na bieżąco monitorujemy i analizujemy oferty kont firmowych aby wyróżnić jak najlepsze oferty na rynku.
Zbierz niezbędne dokumenty
Różne formy prawne działalności gospodarczych mogą wiązać się z różnymi procedurami zakładania konta firmowego. Przykładowo, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zazwyczaj będą potrzebować jedynie dowodu osobistego i wpisu CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczych), podczas gdy spółki prawa handlowego (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) wymagają złożenia odpisu z KRS i dodatkowych dokumentów (np. szczegółowe informacje o beneficjentach rzeczywistych spółki).
Przed zamiarem otwarcia konta sprawdź wymagane dokumenty w banku, który został przez Ciebie wybrany. Przygotuj te dokumenty, które bank będzie wymagał od Ciebie w procesie otwierania konta firmowego. Zazwyczaj będą to:
- Dowód osobisty lub inny dokument tożsamości,
- Dokumenty rejestracyjne firmy (np. wpis do CEIDG, KRS),
- Numer identyfikacji podatkowej (NIP) firmy,
- Dokumenty potwierdzające adres firmy,
- Umowa spółki (jeśli dotyczy).
Wybierz w jaki sposób chcesz otworzyć konto firmowe
Obecnie banki oferują różne metody otwarcia konta firmowego. W zależności od formy organizacji prawnej Twojej firmy, sprawdź jakie masz dostępne opcje. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), zazwyczaj banki udostępniają już procesy online, które nie wymagają wizyty w oddziale. Natomiast w przypadku spółek w większości przypadków przyszykuj się na wizytę w oddziale. Podsumowując, masz dwie drogi na otwarcie rachunku:
- otwarcie konta online – zwykle dla JDG;
- otwarcie konta w placówce banku – zwykle w przypadku spółek.
Jak otworzyć konto firmowe online?
Dostępne metody
Kiedy już wybrany przez Ciebie bank umożliwia otwarcie konta online to prawdopodobnie umożliwi CI to na kilka sposobów:
- poprzez usługi bankowości elektronicznej jeśli jesteś już ich klientem indywidualnym;
- poprzez wniosek online różnymi metodami weryfikacji tożsamości (np. selfie, mObywatel, przelew KIR czy kurier).
Uwaga! Weryfikacja przelewem KIR może się nie powieść jeśli spróbujesz zweryfikować się z konta otwartego tym samym sposobem.
Wypełnij wniosek
Wniosek o otwarcie konta firmowego składa się z kilku kluczowych elementów takich jak:
- Twoje dane kontaktowe i osobowe;
- dane Twojej firmy – obecnie standardem jest automatyczne uzupełnianie danych po podaniu NIP poprzez połączenie z bazami rządowymi (CEIDG czy KRS);
- Weryfikacja tożsamości
- Ankieta KYC (Know Your Client) – Tu mogą pojawić się pytania o to czy jesteś PEP (osobą zajmującą esponowane stanowisko polityczne), oświadczenia FATCA/CRS (oświadczenia o zobowiązaniach podatkowych w innych krajach), czy źródła przychodu lub planowany obrót gotówkowy.
Uwaga! Odpowiedzi na te pytania mogą wpłynąć na ocenę ryzyka prania pieniędzy lub operacyjnego. W takich przypadkach bank może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia albo przerwać proces i zaprosić Cię do oddziału w celu wykonania pogłębionej analizy Twojego przedsiębiorstwa.
Dodatkowo we wnioskach online możemy spotkać pytania o produkty/usługi dodatkowe takie jak karta debetowa do rachunku, terminal płatniczy czy rachunki dodatkowe w walutach obcych.
Co następuje po złożeniu wniosku?
Po złożeniu takiego wniosku musisz chwilę poczekać aż bank przyjmie wniosek, przeanalizuje dokumenty i zweryfikuje Twoją tożsamość. W zależności od procesu może trwać to od kilku minut do 1-2 dni roboczych. Kiedy już Twój wniosek zostanie zaakceptowany dostaniesz umowę w formie elektronicznej i dostęp do rachunku poprzez bankowość elektroniczną. Voila! Możesz cieszyć się możliwościami nowego konta firmowego, które uprości Tobie codzienną kontrolę nad finansami firmy.
Jak otworzyć konto firmowe w placówce banku?
Umów spotkanie w banku
Skontaktuj się z wybranym bankiem i umów się na spotkanie w oddziale. Wybierz najbardziej dogodną dla Ciebie lokalizację i sprawdź czy ta placówka obsługuje klientów biznesowych. Na spotkanie zabierz ze sobą niezbędne dokumenty, o których wspomnieliśmy wyżej. Jeśli dodatkowo chcesz ubiegać się o kredyt, niezbędne będą także dane finansowe Twojej firmy (zazwyczaj cały poprzedni rok podatkowy oraz dane za rok bieżący). Podczas spotkania doradca klienta firmowego udzieli Ci informacji na temat procedur, pomoże w wypełnieniu dokumentów i omówi dostępne opcje konta firmowego.
Wypełnij wniosek i podpisz umowę
Na spotkaniu w banku wypełnisz wniosek o otwarcie konta firmowego. Następnie podpiszesz umowę, która określi warunki korzystania z konta, opłaty i inne istotne informacje.
Co jeszcze musisz zrobić po otwarciu konta firmowego?
Aktywacja i korzystanie z konta firmowego
Po złożeniu wniosku, podpisaniu umowy, otrzymasz dostęp do swojego konta firmowego. Teraz możesz korzystać z usług bankowych, zasilić rachunek początkową wpłatą, dokonywać przelewów, zarządzać finansami firmy i skupić się na prowadzeniu swojego biznesu. Koniecznie sprawdź ofertę usług dodatkowych, które mogą Ci pomóc w rozwoju Twojej firmy.
Kwestie formalne
Kiedy już masz nowe konto firmowe, musisz je zgłosić do Urzędu Skarbowego i ZUS w ciągu 7 dni od otwarcia nowego rachunku. W przypadku gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą czynność ta jest niezwykle prosta. Wystarcz złożyć aktualizację wpisu CEIDG przez swój profil w bazie na biznes.gov.pl.
Jeśli prowadzisz spółkę zmianę numeru bankowego musisz zgłosić oddzielnie do US I ZUS. Do urzędu skarbowego zrobisz to na formularzu NIP-2 (w przypadku spółek cywilnych) lub NIP-8 (dla spółek wpisanych do KRS). Natomiast zgłoszenie do ZUS wykonasz na formularzu ZUS ZBA.
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT to rachunek złożony w wyżej wymieniony sposób trafi automatycznie na białą listę podatników VAT.
Podsumowanie
Otwarcie konta firmowego zazwyczaj nie wymaga od nas wiele trudu ale może być procesem nieco bardziej złożonym niż zakładanie konta osobistego. Jednak z odpowiednim przygotowaniem i zrozumieniem procedur stanie się on znacznie łatwiejszy. Dzięki temu możesz poświęcić więcej czasu na rozwój swojej firmy, mając pewność, że Twoje finanse są w odpowiednich rękach.
